ГРАФИК ОТПУСКОВ

Бухгалтерский и Налоговый учет Отпускных     Расчет отпуска  

Компенсации за Отпуск      Расчет компенсации за Отпуск

График отпусков

Законодательство четко регламентирует срок утверждения графика отпусков.

График отпусков на следующий год должен составить каждый работодатель и утвердить его не позднее, чем за 2 недели до окончания года.

Сотрудникам, которые работают по трудовому договору, работодатель обязан предоставлять оплачиваемые ежегодные отпускные дни. Чтобы сохранить непрерывность деятельности компании, работники должны соблюдать очередность нахождения в отпуске. Для этого и составляется график отпусков в организации.

Приказ о Графике отпусков.docx

График отпусков Форма Т-7.xlsx

Образец заполнения графика отпусков.xls

Корректировочный График отпусков.xls

Как составить и утвердить график отпусков

График составляется по каждой структурной единице и передается в кадровую службу.

По законодательству график отпусков издают за две недели до начала календарного года.

За нарушение инспекция труда может наложить ответственность или штраф:

• для должностного лица предупреждение или штраф - от 1000 до 5000 руб.;
• для предпринимателей - от 1000 до 5000 руб.;
• для организаций - от 30 000 до  50 000 руб.

Форма графика отпусков

По графику формируют сведения о датах выплаты отпускных.

Дата создания и подпись руководителя являются обязательными в графике.

Шаблон компания вправе разработать самостоятельно  воспользуйтесь типовым бланком Т-7.

В бланке отражают такие сведения:

• наименование отдела или иного подразделения,
• должность в соответствии со штатным расписанием, фамилию, имя и отчество,
• действующий табельный номер.

• продолжительность,
• основание для изменения плановых сроков,
• предполагаемую дату и примечание.

При этом фактическую продолжительность перед согласованием не отображаются, ее заполняют после выхода сотрудника на работу.

График отпусков заверяет своей подписью руководитель отдела кадров.

А при его отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник.

 Утверждает график отпусков руководитель.

Как в графике отпусков учесть праздники

Сотрудники часто присоединяют отпуск к праздникам. В этом случае праздничные дни в длительность отпуска не включайте (ст. 120 ТК РФ).

Обычные еженедельные выходные входят в период ежегодного отдыха, так как отпуск считают в календарных днях (ст. 115 ТК РФ).

Например, если указать в графике восемнадцать дней отпуска с 1 января, то восемь праздничных дней с 1 по 8 января в длительность отпуска не войдут. Отпуск в этом случае предоставляется не по 18, а по 26 января.

Уведомлять сотрудников о начале отпуска нужно не позже чем за две недели.

Очередность в графике отпусков

Есть работники, которые имеют право на отпуск в удобное для них время вне очереди.

Если у вас есть такие работники, в первую очередь согласуйте время отпуска с ними.

 Затем уже расставьте периоды отпуска по остальным сотрудникам.

Кто вправе брать отпуск в любое время:

1. Несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ).
2. Женщины непосредственно перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 260 ТК РФ).
3. Женщины по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ).
4. Мужья в период, когда их жены находятся в декрете (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).
5. Почетные доноры РФ (п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ).
6. Жены и мужья военных во время отпуска супруга (п. 11 ст. 11 ФЗ от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ).
7. Многодетные родители, у которых не менее трех детей младше 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).
8. Один из родителей, попечителей или опекунов ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).
9. Один из родителей, опекунов, попечителей, который работает в районах Крайнего Севера или в аналогичной по статусу местности и ему нужно сопровождать ребенка при поступлении в учебное заведение (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).
10. Сотрудники, которых до этого отозвали из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
11. Сотрудники, которые пострадали от чернобыльской катастрофы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1).

Как внести исправления в график отпусков

Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в график отпусков.

Если сотруднику придется уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом: не меняя указанную дату вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают в столбцах с 8 по 10 формы Т-7.

Для этого потребуется соглашение обеих сторон.

За 2 недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подает заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке.

Так же основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или других случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют в  локальном акте, в правилах внутреннего распорядка.

Как распорядиться остатками отпуска за прошлые годы

Трудовой кодекс запрещает отказывать в отпуске на протяжении двух лет подряд.

Несовершеннолетним лицам и лицам с в вредными условиями нельзя не предоставлять дни на отдых в принципе. Если по различным причинам отдохнуть не получается, отпуск можно перенести на другой срок.

Воспользоваться невостребованными днями возможно в текущем году по согласованию с руководителем.

Остатки дней за прошедшие рабочие годы представляются согласно плану. Поэтому такие дни не «сгорают». При формировании графика учитывают все полагающиеся дни, в том числе и неиспользованную часть.

Отметим, что работодатель может выплатить сотруднику компенсацию за накопленные дни по заявлению. Но только за дни, превышающие 28 дней отдыха. Для расчета компенсации количество дней определяют по каждому рабочему периоду отдельно.

При увольнении работника за дни отдыха, что накопились, производят выплату компенсации, как прописано в статье 127 ТК РФ.

Хранение графика отпусков

График хранят в течение года по окончании действия (п. 8.1 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558). График отпусков от 17.12.2019 закончит действие 31.12.2020, следовательно, он должен храниться весь 2021 год.

Если не сохранить график, то будет предупреждение или штраф:

для должностных лиц - 1000-5000 руб.;

для на ИП - 1000-5000 руб.;

для юридических лиц - 30 000-50 000 руб.

Бухгалтерский и Налоговый учет Отпускных     Расчет отпуска  

Компенсации за Отпуск      Расчет компенсации за Отпуск