БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА

Бухгалтерская справка

Минфин (письмо от 25.09.2019 № 03-07-09/73784 ниже) разрешил вместо счетов-фактур регистрировать в книге продаж бухгалтерские справки.

Такая замена допускается не всегда.

Восстановление НДС

Компания обязана восстановить входной НДС по имуществу, которое стала использовать в необлагаемой деятельности. Для этого в книге продаж она регистрирует счет-фактуру, по которому ранее заявила вычет.

Часто к моменту, когда вы восстанавливаете НДС, сроки хранения счетов-фактур уже истекли. В итоге документов нет, поскольку счета-фактуры нужно хранить в течение четырех лет после окончания квартала, в котором их использовали для составления декларации по НДС.

Вместо счета-фактуры, срок хранения которого истек, в книге продаж вы вправе зарегистрировать бухгалтерскую справку и указать в ней сумму восстановленного НДС.

Бланк справки нужно утвердить приказом директора как приложение к учетной политике.

.

Как долго хранить справки

Счета-фактуры и другие бумаги по НДС нужно сохранять не менее четырех лет, а бухгалтерские документы — на год дольше.

Справку бухгалтера о восстановлении НДС вы используете одновременно и для расчета налогов, и для целей бухучета.

Ее лучше хранить в архиве как минимум пять лет. Этот срок считайте с 1 января года, следующего за тем, в котором составили справку и отразили ее в учете.

Сроки хранения документов

Подтверждение операций

В ряде случаев бухгалтерская справка выполняет функцию первичного документа. Например, когда операцию невозможно оформить никаким другим документом, поскольку унифицированного бланка для нее просто нет.

Речь идет о таких ситуациях, как списание просроченной дебиторки или кредиторки, перевод товаров в материалы, списание потерь от естественной убыли и др.

Кодекс разрешает подтверждать данные налогового учета справкой бухгалтера (абз. 9 ст. 313 НК). Главное, чтобы в ней были все обязательные для первички реквизиты.

Бухгалтерская справка о списании просроченных долгов

Бухгалтерская справка не заменит собой стандартных первичных документов: актов, накладных и т. п. Ведь в их оформлении и визировании должны участвовать как минимум две стороны — сама компания и ее контрагент. Даже если партнер задерживает бумаги, вам не удастся подтвердить получение товаров или оказание услуг бухгалтерской справкой. Придется дождаться, когда он представит обычный пакет документов, и только тогда приходовать активы или признавать расходы.

Допустим, у компании остались несписанные убытки прошлых лет. Налоговики не разрешат их учесть, если у вас не сохранилась первичка, которая подтверждает сумму убытка. Заменить ее бухгалтерской справкой не получится.

Кодекс требует, чтобы документы за «убыточные» годы компания держала в архиве в течение всего времени, пока переносит старые убытки (п. 4 ст. 283 НК).

.

Обоснование расчета

Зачастую перед тем, как отразить операцию в учете, нужно сделать дополнительные расчеты. Чтобы потом не пришлось ломать голову, откуда взялись цифры, зафиксируйте их в бухгалтерской справке.

Она пригодится, в частности, для расчета процентов по займу, лимитов по нормируемым расходам, дивидендов, пособий, компенсаций, суточных и НДФЛ со сверхлимитных выплат, пеней и др.

Бухгалтерскую справку обычно подписывает главбух. Но многие расчеты делают рядовые бухгалтеры. В таких случаях на документе можете предусмотреть две подписи — исполнителя и главбуха. Порядок визирования справок закрепите в приказе.

Как долго хранить справки

Большинство справок-расчетов достаточно хранить в течение пяти лет (п. 364, 366 и 455 Перечня). Справки с расчетом дивидендов безопаснее сохранять столько же, сколько ведомости об их выплате, то есть не менее 75 лет (п. 419 Перечня).

Что проверить в справке бухгалтера

В любом первичном документе должны быть семь обязательных реквизитов. Их перечень приведен в части 2 статьи 9 Закона о бухучете. Проверьте, чтобы в вашей справке были эти реквизиты:

— название — бухгалтерская справка;

— дата составления;

— наименование вашей компании;

— описание операции или расчета, который вы оформили этой справкой;

— натуральный или денежный измеритель;

— должность составителя — главный бухгалтер, замглавбуха, бухгалтер по ТМЦ и т. п.;

— подпись составителя с указанием его фамилии и инициалов

.

Исправление ошибок

Если в учете вы обнаружили неточность, ее нужно исправить.

Унифицированного бланка для оформления этого факта хозяйственной жизни не предусмотрено. Бухгалтеры обычно составляют справку и на основании этого документа вносят корректировки в бухгалтерский и налоговый учет.

В справке укажите, в какой операции вы нашли ошибку. Зафиксируйте дату, когда ее выявили. По возможности поясните, из-за чего возникла неточность. Например, из-за арифметической ошибки, неправильной трактовки налогового законодательства или неверной классификации актива.

Проанализируйте, на что повлияла ошибка. Если на бухучет, то в справке отразите исправительные проводки. Можете продублировать неверные записи и показать правильные.

Когда ошибка затронула еще и налоги, опишите, какие нужны корректировки. К примеру, составить корректировочный счет-фактуру, заполнить дополнительный лист к книге покупок или книге продаж, сдать уточненку. При необходимости прямо в справке сделайте дополнительные расчеты.

Как долго хранить справки

Бухгалтерские справки об исправлении ошибок храните не менее пяти лет. Отсчет этого срока начинайте с 1 января года, следующего за тем, в котором составили справку и внесли корректировки в учет (п. 362 Перечня).

Штраф за отсутствие счетов-фактур

.

О документах, подлежащих регистрации в книге продаж, при восстановлении принятого к вычету НДС по товарам, используемым для операций, не облагаемых НДС.

Министерство финансов Российской Федерации

ДЕПАРТАМЕНТ НАЛОГОВОЙ И ТАМОЖЕННОЙ ПОЛИТИКИ

ПИСЬМО

от 25 сентября 2019 года № 03-07-09/73784

В связи с письмом о порядке регистрации в книге продаж счетов-фактур и иных документов при восстановлении принятых к вычету сумм налога на добавленную стоимость (далее - НДС) по товарам, в дальнейшем используемым для осуществления операций, не подлежащих налогообложению НДС, Департамент налоговой и таможенной политики сообщает.

Согласно подпункту 2 пункта 3 статьи 170 главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) суммы НДС, принятые к вычету налогоплательщиком по товарам в порядке, предусмотренном главой 21 Кодекса, подлежат восстановлению налогоплательщиком в случае дальнейшего использования таких товаров для осуществления операций, указанных в пункте 2 данной статьи, в том числе не подлежащих налогообложению НДС.

Согласно абзацу первому пункта 14 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137 (далее - постановление), при восстановлении в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Кодекса, сумм НДС, принятых к вычету налогоплательщиком, в книге продаж регистрируются счета-фактуры, на основании которых суммы НДС приняты к вычету.

Статьей 368 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, предусмотрено, что счета-фактуры хранятся в течение 4 лет.

Таким образом, в целых восстановления сумм НДС в порядке, установленном подпунктом 2 пункта 3 статьи 170 Кодекса, в книге продаж регистрируются счета-фактуры, на основании которых суммы НДС приняты к вычету, если в налоговом периоде, в котором товары были переданы или начинают использоваться налогоплательщиком для осуществления операций, указанных в пункте 2 статьи 170 Кодекса, не истек вышеуказанный срок их хранения. В случае отсутствия данных счетов-фактур в связи с истечением установленного срока их хранения в книге продаж возможно зарегистрировать справку бухгалтера, в которой отражена сумма НДС, подлежащая восстановлению.

Настоящее письмо не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 7 августа 2007 г. № 03-02-07/2-138 направляемое письмо Департамента имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель

директора Департамента

Н.А.Кузьмина

Подписаться на новости

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА